Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета — это не просто составление приказов и заполнение трудовых книжек, а фундамент правовой безопасности вашего бизнеса в Екатеринбурге. 70% штрафов при проверках ГИТ приходится на ошибки в кадровой документации. Мы берем на себя полный цикл: от оформления приема сотрудника до воинского учета и отчетности в СФР. За 15 лет работы «Финансовое крыло» допустило 0 предписаний со стороны инспекций. Доверьте кадры профессионалам, чтобы сосредоточиться на прибыли, пока мы обеспечиваем абсолютный порядок в документах и защиту от рисков. Узнайте, как кадровый учет интегрирован с бухгалтерским аутсорсингом, для максимальной экономии.

• О услуге
• Кому подходит
• Что входит
• Почему мы
• Стоимость
• Как работаем
• Документы
• Вопросы и ответы

О услуге

Ведение кадрового учета представляет собой систему сбора, регистрации и хранения информации о персонале, регламентированную Трудовым кодексом РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и Постановлением Госкомстата №1. На практике это десятки унифицированных форм, графиков отпусков, штатное расписание, табели учета рабочего времени и обязательная отчетность в Социальный фонд России. Ошибка в одном реквизите приказа или нарушение пятидневного срока уведомления ведет к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, а с 2023 года штрафы за отсутствие воинского учета достигают 500 000 рублей.

Мы предлагаем комплексную услугу, которая закрывает все кадровые задачи предприятия. Это не аутстаффинг и не разовые консультации, а полноценное системное сопровождение. В Екатеринбурге, где конкуренция за квалифицированные кадры особенно высока, правильное оформление трудовых отношений становится вашим преимуществом. Мы гарантируем легитимность каждого документа, соблюдение сроков хранения (75 лет по личному составу) и полную конфиденциальность при обработке персональных данных согласно ФЗ-152. Перед стартом работ рекомендуем провести проверку кадрового учета, а для комплексного контроля используйте кадровый аудит.

Кому подходит

• ООО с численностью от 15 сотрудников — для компаний на общем режиме налогообложения критически важно синхронизировать кадровый учет с расчетом зарплаты и налога на прибыль;
• ИП с наемными работниками — предприниматели на УСН часто упускают обязательные кадровые процедуры, рискуя получить штраф от инспекции труда;
• Организации с иностранной рабочей силой — патенты, разрешения на работу и уведомления МВД требуют отдельного регламента и особого контроля;
• Производственные предприятия — спецоценка условий труда (СОУТ), вредность, медосмотры и выдача СИЗ создают повышенный документооборот;
• Некоммерческие организации и бюджетные учреждения — НКО часто ведут деятельность с привлечением волонтеров, что требует оформления гражданско-правовых договоров;
• Компании, восстанавливающие учет после долгого простоя — аудит архива, пересдача отчетности и восстановление приказов за прошлые периоды.

Независимо от масштаба, для любого бизнеса актуально бухгалтерское обслуживание ИП и ООО, включающее кадровый блок.

Что входит в услугу

• Разработка и актуализация локальных нормативных актов — мы подготовим правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных с учетом изменений законодательства 2024 года. Штатное расписание приводится к форме Т-3 в точном соответствии с потребностями бизнеса.
• Оформление приема, перевода и увольнения — полный цикл приказов по формам Т-1, Т-5, Т-8. Заполнение личных карточек Т-2, внесение записей в трудовые книжки или формирование сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) для электронных трудовых книжек.
• График отпусков и контроль их соблюдения — ежегодное составление и утверждение графика до 17 декабря. Автоматизированный учет остатков, разделение на основной и дополнительный отпуска, расчет компенсаций при увольнении.
• Табельный учет и контроль рабочего времени — ведение табелей по формам Т-12 или Т-13 с фиксацией сверхурочных, ночных и праздничных часов. Формирование корректной базы для расчета заработной платы с учетом переработок по ст. 152 ТК РФ.
• Больничные листы и пособия — прием и обработка электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), расчет пособий по временной нетрудоспособности, БиР и до 1,5 лет с соблюдением предельной базы ФСС.
• Подготовка и сдача кадровой отчетности в СФР — ежемесячная подача подраздела 1.2 (ЕФС-1), сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1) и персонифицированных данных о физических лицах. Нулевая отчетность при отсутствии начислений.
• Воинский учет граждан и бронирование — ведение карточек по форме 10 с обязательной сверкой с военкоматом не реже раза в год. Оформление отсрочек для ключевых сотрудников в строгом соответствии с Постановлением Правительства РФ.
• Оформление командировок и авансовых отчетов — приказы на командировку, командировочные удостоверения и служебные задания. Контроль за своевременным предоставлением закрывающих документов и списанием подотчетных сумм.
• Взаимодействие с контролирующими органами — подготовка пакетов документов по запросам ГИТ, прокуратуры и военкомата. Сопровождение при камеральных и выездных проверках трудовой инспекции, оспаривание неправомерных штрафов.
• Оформление материальной ответственности — договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Проведение инвентаризации складов и ревизий кассы с персональным закреплением ТМЦ.

Корректный учет невозможен без синхронизации с налоговым блоком, поэтому в пакет услуг входит РСВ и отчетность в СФР.

Почему выбирают нас

• 15 лет безупречной практики — за полтора десятилетия мы провели более 200 комплексных кадровых аудитов и выиграли 85% споров с ГИТ, что подтверждено судебной практикой и благодарственными письмами клиентов из Екатеринбурга;
• Профессиональная ответственность застрахована на 5 млн рублей — каждый договор на ведение кадрового учета включает страховку от ошибок. Если штраф наложен по нашей вине, мы компенсируем его за счет страхового полиса;
• Аттестованные специалисты по трудовому праву — в штате работают эксперты с дипломами Института профессиональных бухгалтеров и сертификатами курсов повышения квалификации по ТК РФ и воинскому учету;
• 0 кадровых штрафов за 5 лет — в 2023 и 2024 годах ни один клиент, которого мы сопровождаем на абонентском обслуживании, не получил предписание от инспекции по труду. Все проверки пройдены без замечаний в кадровом блоке;
• Автоматизированный контроль сроков — собственная система мониторинга отслеживает дедлайны по сдаче персонифицированных сведений, оплате больничных и утверждению графиков отпусков, исключая технические просрочки;
• Закрепленный куратор 24/7 — вы получаете персонального менеджера, который в течение 15 минут отвечает на любой вопрос в мессенджере или по телефону, будь то срочное оформление увольнения или консультация по дистанционному сотруднику.

Помимо кадрового аутсорсинга, мы предлагаем налоговую оптимизацию и сопровождение камеральных проверок.

Стоимость ведения кадрового учета

Точная стоимость услуги рассчитывается индивидуально после аудита текущего состояния документов. Для предпринимателей, которые платят фиксированные страховые взносы, будет полезна нулевая отчетность: подготовка и сдача.

Как мы работаем

1. Вы оставляете заявку — на сайте или по телефону. Менеджер уточняет количество сотрудников, текущую систему учета (1С, Excel или отсутствие) и основные задачи;
2. Бесплатная консультация эксперта — в течение рабочего дня проводим диагностику вашего кадрового архива и сразу обозначаем зоны риска со ссылками на статьи ТК РФ;
3. Заключаем договор и NDA — подписываем соглашение о конфиденциальности, акт приема-передачи документов и регламент взаимодействия с указанием сроков по каждой процедуре;
4. Проводим экспресс-аудит — при необходимости в сжатые сроки восстанавливаем приказы, табели и сведения в СФР за последние 3 года, используя архивы клиента и запросы в фонды;
5. Запускаем системный учет — настраиваем 1С: Зарплата и управление персоналом, синхронизируем с бухгалтерской базой и начинаем ежедневное сопровождение;
6. Предоставляем ежемесячный отчет — каждый месяц вы получаете сводку о движении персонала, копии сданных форм и реестр контрольных событий на предстоящий период;
7. Проактивная защита — за 14 дней до любого изменения законодательства вы получаете уведомление и план внедрения поправок в ваши локальные акты и отчетность.

При значительном расхождении данных с фактическим учетом может потребоваться разработка учетной политики.

Какие документы вы получаете

• Договор на оказание услуг с фиксацией объема и графика сдачи отчетности;
• Акты выполненных работ с детализацией по каждому сотруднику или группе операций;
• Оригиналы и копии приказов по личному составу, заверенные подписью и печатью организации;
• Заполненные трудовые книжки или бланки СТД-Р для электронного обмена;
• Штатное расписание, график отпусков и правила внутреннего трудового распорядка;
• Подшивку регистров налогового учета по НДФЛ и страховым взносам для сверки с ФНС;
• Акты сверок с СФР и закрывающие реестры по подразделу 1.2 формы ЕФС-1;
• Электронный архив на защищенном сервере с хранением 75 лет, соответствующий ГОСТ Р 7.0.8-2013.

При смене поставщика услуг мы гарантируем корректную передачу данных. Процедура регламентирована нашим опытом восстановления бухгалтерского учета на предприятиях с утраченной документацией.

Частые вопросы

Какова точная цена на ведение кадрового учета для моей компании?

Итоговая стоимость рассчитывается по трем параметрам: количество штатных единиц, режим налогообложения и текущее состояние первичной документации. При численности до 10 человек базовый тариф составляет 7 000 – 10 000 рублей в месяц. Удаленный формат, разъездной характер работ или вахтовый метод увеличивают трудоемкость и стоимость на 15-20%.

Что будет, если инспекция ГИТ найдет ошибку, допущенную вами?

Наша профессиональная ответственность застрахована в САО «РЕСО-Гарантия» на 5 млн рублей. Все предписания и штрафы, возникшие исключительно по нашей вине, компенсируются страховой компанией. За 5 лет действия полиса страховых случаев не зафиксировано.

За какой период вы восстанавливаете кадровый учет?

Стандартный срок — 3 года, что соответствует периоду возможной выездной проверки ГИТ. По требованию клиента мы поднимаем архивы за 5 и более лет, включая сверку с данными Социального фонда через систему СЭДО. На восстановление учета за 3 года для компании из 20 сотрудников уходит от 10 до 15 рабочих дней.

Как происходит обмен документами, если офис в Екатеринбурге, а бухгалтер удаленно?

Мы работаем через защищенный контур Diadoc или 1С-ЭДО. Приказы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и имеют такую же юридическую силу, как бумажные с «живой» подписью. Оригиналы хранятся у вас, сканы заверяются оператором.

Включает ли ведение кадрового учета расчет зарплаты?

Нет, расчет заработной платы и исчисление налогов относятся к бухгалтерскому обслуживанию. Мы плотно стыкуемся с блоком начисления: предоставляем табели, приказы о премировании и больничные листы, на основе которых рассчитывается вознаграждение. Но само начисление, уплата НДФЛ и взносов — отдельный договор.

Перед заключением договора рекомендуем оценку квалификации бухгалтера и постановку бухгалтерского учета с нуля.

Начните работать с профессионалами

Ведение кадрового учета в Екатеринбурге с «Финансовым крылом» — это гарантия того, что каждый ваш сотрудник оформлен по букве закона, а штрафы за опоздание с отчетностью в СФР исключены. Уже 15 лет мы помогаем бизнесу избегать конфликтов с трудовой инспекцией и сосредотачивать ресурсы на росте прибыли. Позвоните нам сегодня и получите бесплатный экспресс-аудит вашего кадрового стола.

Звоните: 8 (800) 600-08-86. Или оставьте заявку на бесплатную консультацию — мы свяжемся с вами в течение 15 минут. Ознакомьтесь с нашим направлением бухгалтерского аутсорсинга и услугой главный бухгалтер на аутсорсинге для максимальной выгоды.

Руководитель отдела кадрового администрирования «Финансового крыла», стаж 15 лет:

«Когда к нам приходит клиент, в 60% случаев мы находим грубые нарушения в локальных нормативных актах: отсутствие обязательной индексации зарплаты по ст. 134 ТК РФ или неучтенные поправки о дистанционной работе по гл. 49.1. Это системная проблема, которая обходится бизнесу в сотни тысяч рублей. Рекомендую не ждать предписания ГИТ, а раз в квартал проводить сверку штатного расписания с личными карточками Т-2 и табелями. Особое внимание обращайте на сроки ознакомления с приказами — три дня по ст. 68 ТК РФ, нарушение этого норматива на практике фиксируется чаще всего.»